Ne vous est-il jamais arrivé de courir après un client pour une facture impayée ou un chèque en bois ? Des retards de paiement de factures peuvent vite s’accumuler et devenir un véritable cauchemar pour la trésorerie de votre micro-entreprise.
Il existe heureusement des moyens et des procédures pour recouvrer vos créances : les deux mots d’ordre : anticipation et action !
I. Prévenir les impayés : les bonnes pratiques
En tant que micro-entrepreneur, vous vous engagez à fournir un service, une prestation à votre client. En échange, votre client est dans l’obligation de vous rémunérer, sur la base du devis que vous aurez élaboré et qu’il aura signé. Dans la quasi-majorité des cas, la transaction se déroule sans accroc : votre client vous règle la facture.
Cependant, il arrive dans certains cas que le client soit défaillant. En tant que créancier, vous subissez une perte de trésorerie. Il ne faut pas laisser traîner les choses.
De votre réactivité dépend la bonne gestion financière de votre micro-entreprise. Pour éviter de se retrouver face à une telle situation, il est important de mettre en place des outils de prévention.
1/ Qu’est-ce qu’un impayé ?
Un impayé peut être défini comme un engagement financier non honoré. Il peut recouvrir plusieurs formes :
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des chèques ou des prélèvements automatiques rejetés par la banque pour insuffisance de provision ;
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des factures non réglées à la date prévue ;
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des traites reportées sans accord préalable ;
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des échéances non respectées.
Pour éviter un impayé, il est important de bien savoir choisir ses clients. Mieux vaut un bon payeur que dix mauvais payeurs !
2/ Les 5 astuces pour se prémunir contre les impayés
Aucune méthode n’est infaillible : il est impossible de savoir à l’avance si un client va être ou non solvable et honnête. Il y a cependant quelques conseils que vous pouvez suivre afin de limiter les risques.
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1/ Se renseigner sur la solvabilité de votre futur client : si celui-ci est une entreprise, vous pouvez rapidement voir si celle-ci est en liquidation judiciaire en interrogeant le site infogreffe. En cas de difficultés financières (redressement judiciaire, dissolution ou liquidation judiciaire), il est préférable d’éviter ce type de client. Il est plus difficile de connaître la solvabilité de particuliers.
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2/ Le bouche à oreille peut s’avérer un bon moyen de savoir si telle ou telle personne est un mauvais payeur. Si vous travaillez avec d’autres corps de métiers, renseignez-vous !
Le bouche à oreille fonctionne également lorsqu’un de vos clients vous recommande l’une de ses connaissances. Il est rare d’avoir de mauvaises surprises. -
3/ Prévoir des clauses spécifiques dans vos contrats et CGV (conditions générales de vente). L’anticipation est l’une des clés pour éviter les impayés. Prévoyez dans vos contrats des mentions types en cas de retard ou de défaut de paiement. Il existe de nombreuses clauses que vous pouvez intégrer.
Par exemple, si votre activité de micro-entreprise concerne l’achat-vente vous pouvez prévoir une clause de réserve de propriété. Ainsi en tant que vendeur, vous restez propriétaire jusqu’à ce que le bien soit entièrement payé. Une clause de déchéance du terme peut également être intégrée à vos CGV. Ainsi si votre client ne vous paie pas une échéance, vous êtes alors en droit de réclamer la totalité du règlement. La clause pénale est également dissuasive pour les mauvais payeurs. Elle fixe à l’avance les pénalités qui pourront être réclamées en cas de retard ou de refus de paiement. -
4/ Communiquer régulièrement avec vos clients : vous devez privilégiez le dialogue !
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5/ Souscrire à une assurance-crédit : cette assurance fonctionne sur le même principe que l’assurance loyers impayés. L’organisme se substitue au client défaillant. A vous de voir si le jeu en vaut la chandelle. En général, le montant de ces assurances est relativement élevé. Veillez à toujour bien évaluer le coût et les avantages potentiels de ce type d’assurance.
Si malgré toutes ces précautions, vous tombez sur un mauvais payeur, vous devez alors passer à la deuxième phase : le recouvrement de créances.
II. Recouvrement des créances : comment récupérer vos impayés ?
Il existe deux phases de recouvrement : la phase amiable et la phase judiciaire.
1/ Qu’est-ce que le recouvrement à l’amiable ?
Le recouvrement à l’amiable correspond à la totalité des démarches non judiciaires que va entreprendre un créancier (ici le micro-entrepreneur) pour récupérer les sommes d’argent qui lui sont dues (le client mauvais payeur).
Cette première étape est indispensable avant de recourir à une procédure judiciaire et donc de saisir le juge.
Le recouvrement à l’amiable peut prendre plusieurs formes et être plus ou moins agressif suivant les modalités choisies.
Les formes de recouvrement des créances à l’amiable :
- 1/La lettre de relance :
Avant toute autre chose, assurez-vous d’avoir gardé l’ensemble des documents et justificatifs de vos interventions. Avant d’envoyer toute lettre de relance, veillez à bien vérifier que votre facture est exacte, que vous l’avez bien envoyée et bien sûr que la date d’échéance est passée ! Avant même d’envoyer votre lettre de relance, passez un petit coup de fil à votre client pour connaître les raisons de ce défaut de paiement.
Établissez également un calendrier avec l’ensemble des factures non réglées et les différentes opérations déjà menées ou à mener pour chaque client défaillant.
La lettre de relance est la première étape à effectuer quand vous avez constaté un retard de paiement. Elle peut prendre la forme d’une lettre sous format papier délivrée par la poste ou par e-mail.
[ Bon à savoir ]
Que faut-il mettre dans votre lettre de relance ?
Plusieurs informations doivent se trouver dans votre lettre de relance pour qu’elle soit la plus complète possible.
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des informations sur l’identité de l’expéditeur et du destinataire ;
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le numéro et la date de la facture ;
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le montant de la facture ;
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la date d’échéance ;
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un résumé de la situation et objet du litige ;
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une copie des factures ;
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le délai accordé pour la résolution du problème.
Il est donc très important de tenir à jour sa comptabilité. N’hésitez pas à utiliser des logiciels de facturation pour vous seconder. evo’portail vous propose un ensemble d’outils de facturation pour vous faciliter la vie. Essayez gratuitement le logiciel de facturation pendant 1 mois !
2/ La lettre de mise en demeure
Une fois votre lettre de relance envoyée, si celle-ci reste sans réponse, vous pouvez passer à la deuxième étape : la lettre de mise en demeure.
Celle-ci a pour objet de mettre en demeure votre débiteur de vous régler ce qu’il vous doit. Cette lettre est à adresser avec accusé de réception à votre client mauvais payeur.
C’est une phase importante. Sans l’envoi de cette lettre de mise en demeure, vous ne pouvez pas déclencher la phase judiciaire. En effet, elle vous permet de constater l’impayé ou le retard. À partir de la réception de la mise en demeure, les délais courent pour votre débiteur pour régler sa dette ou à défaut pour que vous puissiez saisir le juge.
[Bon à savoir]
Qui rédige cette lettre de mise en demeure ?
Vous pouvez rédiger vous-même votre lettre. Vous pouvez également faire appel à un professionnel du droit : un avocat ou un huissier.Une mise en demeure rédigée par un avocat vous coûtera un certain prix. Cependant, elle aura un effet psychologique fort sur votre client débiteur.
Vous pouvez opter pour une mise en demeure réalisée par voie d’huissier avec une remise en main propre. Cette solution a également un coût, cependant l’impact psychologique est réel : voir un huissier arriver chez soi peut être un électrochoc.
3/ Le commandement de payer
Si malgré la lettre de mise en demeure, votre client s’obstine et refuse de payer ses dettes, vous pouvez alors passer à une nouvelle étape : le commandement de payer.Le commandement de payer est un acte d’huissier demandant au client mauvais payeur de s’acquitter de sa dette. Le commandement de payer dresse un bilan exhaustif de la dette.
[Bon à savoir]
Quand utiliser le droit de rétention ?
Cette solution vous permet d’exercer un moyen de pression sur la personne qui vous doit de l’argent. Avec ce droit, vous pouvez refuser de livrer ou restituer un bien tant que vous n’avez pas reçu la somme d’argent relative à ce bien. Par exemple, vous êtes garagiste, un client refuse de payer la facture, vous pouvez garder sa voiture tant qu’il ne s’exécute pas.
Attention, mettez de côté le bien que vous refusez de livrer car vous ne pouvez pas vous en servir. La personne qui vous doit de l’argent peut saisir la justice afin de récupérer son bien. C’est ensuite au juge de trancher et prendre une décision.
Si malgré tous vos efforts, vous n’arrivez pas à vous faire payer, vous pouvez alors passer à la phase contentieuse, c’est-à-dire recourir à la justice pour obtenir le remboursement des sommes dues. Engager une procédure de justice peut cependant s’avérer longue et onéreuse, pesez donc bien le pour et le contre avant de vous lancer !
2. Recouvrement judiciaire des créances
La phase de recouvrement contentieux est la seconde phase après la phase amiable si celle-ci a échoué. Appelé également recouvrement judiciaire, il consiste à récupérer les sommes d’argent dues saisissant la justice.
Il existe en réalité plusieurs procédures judiciaires. Vous devrez sélectionner la procédure en fonction de l’importance des sommes dues et du degré de contestation opposé par votre client mauvais payeur.
Les principales procédures de recouvrement judiciaire des créances :
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L’injonction de payer
C’est une procédure judiciaire vous permettant de faire condamner un débiteur à payer la somme qu’il vous doit. L’injonction de payer n’est à utiliser qu’en cas de petits litiges. Elle comporte deux avantages non négligeables : elle est rapide car le débiteur n’est pas convoqué devant le tribunal et elle est peu coûteuse pour vous car vous n’avez pas d’obligation d’engager un avocat.
Pour engager cette procédure, votre demande doit respecter plusieurs conditions :
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La créance ne doit pas faire l’objet d’une contestation.
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L’impayé doit à la base résulter d’un contrat entre le débiteur et le créancier.
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Le montant de la somme doit être déterminé dans le contrat.
Vous n’avez pas à plaider votre cause devant le juge. Vous devez lui remettre un dossier complet.
- L’assignation en référé-provision devant le tribunal
L’assignation en référé-provision devant le tribunal est une procédure qui peut vous intéresser car elle est rapide et peu coûteuse. Elle vous permettra d'obtenir une avance sur la somme que votre client vous doit dans un bref délai (15 à 30 jours en moyenne). Si vous avez de gros problèmes financiers du fait de vos impayés, cette procédure est à privilégier.
Les démarches doivent être effectuées au tribunal d’instance si le montant du litige est inférieur à 10 000€. Si le montant du litige est supérieur à 10 000€, les démarches doivent être effectuées au tribunal de grande instance. En revanche, si la dette est de nature commerciale, les démarches sont à effectuer auprès du tribunal de commerce.
- L’assignation en paiement au fond
L’assignation en paiement au fond est une procédure plus longue et plus coûteuse que l’assignation en référé-provision devant le tribunal. Vous et votre client devrez être assistés d’un avocat tout au long de la procédure juridique. Il est rare qu’avec cette procédure un jugement immédiat soit effectué, cela peut prendre plusieurs mois.
[Bon à savoir]
Pourquoi ne pas recourir à un cabinet de recouvrement ?
Si vous ne voulez pas gérer vous même vos impayés avec vos clients, vous pouvez avoir recours à un cabinet de recouvrement. Celui-ci prendra en charge les relances et les mises en demeure pour votre micro-entreprise. Attention toutefois, comme tout service, les cabinets de recouvrement ont un coût, alors assurez-vous d’avoir l’argent nécessaire pour couvrir ces dépenses.
La relation client est primordiale pour améliorer son business en micro-entreprise. Ayez toujours à l’esprit que “La raison d’être d’une entreprise est de créer et de garder un client”, (Théodore Levitt) mais pas à n’importe quel prix !